×

Sila masukkan kata kunci untuk membuat carian.

Sistem Pengurusan Dokumen Digital (DDMS)

Pengenalan

Digital Document Management System (DDMS) menyediakan perkhidmatan pengurusan rekod mengikut kitaran hayat rekod Kerajaan bermula dari pewujudan, penyimpanan, penyenggaraan dan pelupusan rekod secara elektronik.


Latar belakang

DDMS mula diperkenalkan pada tahun 2014. Projek ini merupakan salah satu daripada inisiatif di bawah National Key Economics Area (NKEA), Communications, Content and Infrastructure (CCI), Entry Point Project (EPP) 6, eGovernment – Paperless Government.

DDMS dibangunkan mengikut kriteria pengurusan rekod elektronik seperti mana yang ditetapkan MS ISO 16175-2:2012 Information and Documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems. Kriteria ini memastikan DDMS setanding dengan sistem pengurusan rekod elektronik yang menepati standard piawaian antarabangsa.

Selaras dengan Strategi Lautan Biru Kebangsaan, pembangunan DDMS melibatkan MAMPU sebagai pembangun sistem dan Arkib Negara Malaysia sebagai pakar rujuk dalam bidang pengurusan rekod.


Objektif 

Keseluruhan kitaran hayat rekod bermula dari pewujudan, penggunaan dan penyelenggaraan serta pelupusan rekod dapat diuruskan melalui DDMS. 

Pengguna boleh mengakses fail kerajaan, membuat carian, meminitkan arahan, memajukan kepada pegawai bertanggungjawab, menyemak status tindakan, memuat turun kandungan dan sebagainya dengan DDMS. 

DDMS membolehkan semua rekod kerajaan ditawan dan diakses melalui internet, di mana-mana sahaja 24 jam sehari.

Kesemua tindakan pengguna juga akan direkodkan melalui jejak audit yang lengkap.

Statistik Portal 

Mula digunakan di MAMPU pada 3 Mac 2014. Sehingga tahun 2015, DDMS telah diperluaskan ke 24 Kementerian dan 6 jabatan/agensi dengan jumlah pengguna mencecah seramai 20,000 orang.


Outcome/Impak

DDMS turut memenuhi ciri sebagai pusat sumber maklumat sesebuah organisasi di mana semua rekod dan dokumen tersedia untuk diakses oleh pengguna dan boleh dikongsi untuk kegunaan bersama.

Dengan terlaksananya DDMS, sistem pengurusan rekod Kerajaan mengalami transformasi yang jelas serta banyak faedah yang akan diperolehi oleh Kerajaan termasuklah dapat mengurangkan penggunaan kertas dalam sektor awam, mempercepatkan capaian rekod Kerajaan, mengelakkan kehilangan rekod Kerajaan dan memudahkan urusan arkib dan rekod.

Menyedari kepentingan pematuhan prosedur keselamatan ICT, DDMS turut dilindungi dengan protokol keselamatan ICT kerajaan bagi memastikan rekod dan dokumen kerajaan sentiasa terpelihara.

Rantaian kehadapan

Selaras dengan hasrat kerajaan supaya pengurusan rekod kerajaan sentiasa berada dalam kedaan tersedia dan efisien, sistem pengurusan rekod elektronik ini dijangka akan diperluas ke seluruh sektor awam menjelang tahun 2020.

Pautan kepada halaman yang spesifik

 

DDMS 2.0

Manual Pengguna DDMS 2.0


Pengurus Projek DDMS

Nama    :  En. Kamarulzaman bin Mat Zain

Jawatan : Pengurus Projek DDMS

NoTel     : 03-88927456

Emel      : kamarulzaman@mampu.gov.my