Latar belakang

Sistem Kehadiran MEDAC (Sistem iHadir) merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengurus kehadiran pegawai-pegawai MEDAC. Tujuan utama pembangunannya adalah sebagai medium pemantauan kehadiran semua pegawai yang bertugas di MEDAC termasuk Pusat Perkhidmatan Kontrator (PKK) Ibu Pejabat dan tiga belas (13) cawangan PKK negeri di seluruh Malaysia.

Sistem iHadir telah dibangunkan secara dalaman menggunakan kepakaran sedia ada di Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM), MEDAC. Pembangunannya bermula apabila terdapat keperluan dari pihak Pengurusan Tertinggi MEDAC untuk memantau keberadaan semua pegawai MEDAC semasa tempoh Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) yang telah diisytiharkan oleh Kerajaan pada 18 Mac 2020 (Rabu) yang lalu. Sistem Kehadiran Biometrik yang sedang digunapakai pada waktu tersebut tidak dapat memenuhi keperluan pemantauan pegawai yang bekerja dari rumah (BDR) pada ketika itu.

Pada awalnya sistem ini dikenali sebagai Sistem Perintah Kawalan Pergerakan (Sistem PKP) yang digunakan sepenuhnya bermula 23 Mac 2020 (Isnin). Sistem PKP adalah berasaskan web, ia turut disesuaikan dengan paparan telefon pintar (responsive). Sistem PKP seterusnya dipertingkatakan dan ditambah baik dari semasa ke semasa mengikut keperluan pihak pengurusan dalam mengadaptasi persekitaran kerja norma baharu.  Antaranya kemudahan penjejakan lokasi secara automatik dan pelaporan bekerja dari rumah (BDR) secara dalam talian. 

Sehingga Oktober 2020 Sistem PKP ini telah dijenamakan semula dengan nama Sistem iHadir. Sistem iHadir telah dinaik taraf dan mempunyai kemudahan yang hampir lengkap dengan keperluan pengurusan kehadiran selaras dengan ketetapan Surat Pekeliling Am Bil. 11: Sistem Penggunaan Kad Perakam Waktu (Punch Card) di Pejabat-Pejabat Kerajaan. Sistem kini boleh diakses secara online melalui telefon pintar, komputer desktop dan aplikasi mudah alih. Antara kemudahan Sistem iHadir ialah multi pendaftaran, penjejakan lokasi secara automatik dan masa nyata, permohonan serta meluluskan alasan kehadiran, mengemukakan laporan BDR dan seterusnya disahkan oleh penyelia dan menjana laporan kehadiran bagi Individu dan Bahagian mengikut keperluan pihak pengurusan. Ringkasan kemudahan dan fungsi Sistem iHadir digambarkan seperti Rajah 1 di bawah:

Rajah 1: Ringkasan fungsi Sistem iHadir

Sasaran Pengguna Sistem

Pengguna sistem meliputi keseluruhan warga MEDAC termasuk semua pegawai-pegawai di cawangan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) seluruh Malaysia sama ada bekerja di pejabat, bekerja dari rumah, bertugas luar termasuk mesyuarat atau kursus, pegawai kuarantin dan bercuti. 

Objektif Pembangunan

1. Memudahkan kerja-kerja memantau dan merekodkan setiap aktiviti masuk dan keluar pegawai MEDAC;
2. Memudahkan pengurusan kehadiran pegawai dengan cara lebih bersistematik dan efisyen;
3. Kemudahan jejak lokasi pegawai automatik (Geo-lokasi) untuk merekod keberadaan pegawai, ini memudahkan pegawai untuk mendaftar sekiranya perlu bekerja diluar pejabat;
4. Memantau laporan bekerja dirumah (BDR) bagi pegawai-pegawai yang diberi kemudahan BDR; dan
5. Membantu pihak pengurusan menyediakan laporan, statistik dan analisis kehadiran pegawai MEDAC.

Ringkasan Pembangunan Dan Pelaksanaan

Perancangan Masa Depan (Way Forward)

MEDAC sedang melaksanakan proses perolehan panel Face Detection and Recognation (FDR) berserta temperature scanner yang akan berintegrasi dengan Sistem iHadirV2 bagi memantapkan lagi fungsi pengecaman pegawai yang hadir bertugas di pejabat bagi menutup ruang kepada pemalsuan kehadiran serta melaksanakan saringan kesihatan pegawai bagi mengurangkan risiko kepada penularan virus Covid-19 di Kementerian. 

Pencapaian / Outcome / Impak

1. Idea Sistem PKP / iHadir telah dikongsi secara Government to Government (G2G) dengan beberapa kementerian dan agensi.

2. Sistem dibangunkan secara dalaman dan telah menggantikan Sistem Kehadiran Biometrik yang menggunakan khidmat dari pihak pembekal. Penggunaan sepenuhnya Sistem iHadir telah menamatkan penglibatan pembekal sekali gus telah mengurangkan kos perbelanjaan dan memberi penjimatan kepada Kerajaan iaitu anggaran sebanyak RM80,000.00 setahun.

3. Pelaksanaan Sistem iHadir ini selaras dengan hasrat memperkasakan pengadaptasian perkhidmatan di bawah insiatif pendigitalan Sektor Awam.

Rajah Antaramuka

Maklumat Lanjut

Pegawai untuk dihubungi: