Dasar, Standard, Pekeliling dan Garis Panduan
Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)
Latar Belakang
- Sebagai langkah menggalakkan inovasi dan memastikan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam kepada kehidupan rakyat, kerajaan sentiasa berikhtiar menggunakan pendekatan baharu terhadap inisiatif-inisiatif berpaksikan rakyat. Sejak 5 dekad lalu, ICT merupakan pendaya utama dalam pembangunan sistem penyampaian perkhidmatan awam kepada rakyat. Pelaksanaan pelbagai inisiatif ICT telah membantu kerajaan menyampaikan sistem perkhidmatan awam kepada rakyat dengan cepat dan berkesan. Namun demikian hasil dari kajian berkaitan pengurusan projek-projek ICT di sektor awam yang dijalankan pada akhir tahun 2014 mendapati kualiti pengurusan projek-projek ICT di agensi sektor awam perlu ditambah baik. Pelbagai isu dan cabaran yang dihadapi dalam semua peringkat pengurusan projek termasuk perancangan, pelaksanaan dan pemantauan projek-projek ICT telah menjejaskan kos dan kualiti produk yang dihasilkan dari inisiatif tersebut.
- Susulan dari pembentangan hasil kajian tersebut, Mesyuarat Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Perkhidmatan pada 13 Februari 2015 telah memutuskan supaya satu panduan pengurusan projek ICT sektor awam disediakan oleh MAMPU. Metodologi PPrISA (singkatan bagi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam) telah dibangunkan pada Januari 2016. Ia merupakan panduan yang komprehensif bagi merancang, melaksana, memantau dan mengawal projek ICT di agensi sektor awam. Mulai 1 Mac 2018, Pekeliling Transformasi Perkhidmatan Awam Panduan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) Bil. 3 Tahun 2018 telah dikuatkuasakan sebagai rujukan rasmi agensi sektor awam dalam pengurusan projek ICT. Panduan PPrISA sesuai digunakan sebagai rujukan oleh semua pengurus dan pasukan projek yang terlibat dalam pelaksanaan projek-projek ICT samada dalaman (in-house), luaran (outsource) atau co-source (gabungan dalaman dan luaran) di agensi-agensi sektor awam.
- Tujuan PPrISA ini dibangunkan adalah untuk menyediakan satu panduan yang standard supaya pengurusan projek-projek ICT di agensi-agensi sektor awam dapat dilaksanakan dengan cara yang lebih konsisten dan sistematik.
- Pengurusan Projek ICT merupakan satu pengurusan proses dan prosedur dalam satu tempoh masa, sumber dan tahap kualiti yang ditetapkan bagi menghasilkan satu atau lebih produk ICT. Modul Project Management Triangle yang juga dikenali sebagai Triple Constraint seperti di Rajah 1.
- Triple Constraint sering dirujuk kerana ia merupakan model asas dimana faktor kejayaan sesuatu projek sering bergantung kepada skop, kos, tempoh dan kekangan (constraints).
Rajah 1: Project Management Triangle (Triple Constraint)
- Kekangan masa merujuk kepada tempoh masa yang ditetapkan untuk menyiapkan projek manakala kekangan kos pula adalah tertakluk kepada amaun kewangan diperuntukkan untuk membiayai projek tersebut. Kekangan skop pula merangkumi kerja-kerja yang perlu dilaksanakan untuk menyiapkan produk projek tersebut. Ketiga-tiga kekangan ini saling berkait rapat kerana perubahan (samada pertambahan atau pengurangan) mana-mana kekangan tersebut pasti akan menjejaskan kualiti projek. Ketiga-tiga kekangan merupakan elemen penting yang perlu seimbang dalam menentukan kejayaan sesuatu projek.
- Secara am, kategori projek ICT bagi sektor awam merangkumi Kajian ICT, Perancangan Strategik ICT, Pembangunan Sistem Aplikasi, Perolehan Infrastruktur ICT, Peningkatan Sistem ICT, Perluasan Sistem Aplikasi ICT dan Pematuhan dan Pengukuhan ICT.
- PPriSA yang disediakan adalah sesuai dan mudah untuk digunapakai oleh agensi sektor awam Malaysia berbanding dengan metodologi peringkat antarabangsa yang lain seperti PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dan PRINCE2 (Projects IN Controlled Environment). Rajah 2 menunjukkan perbandingan pendekatan pengurusan projek antara PPrISA, PMBOK dan PRINCE2.
Rajah 2: Perbandingan antara PPrISA, PMBOK dan PRINCE2
