Pengenalan

Digital Document Management System (DDMS) menyediakan perkhidmatan pengurusan rekod mengikut kitaran hayat rekod Kerajaan bermula dari pewujudan, penyimpanan, penyenggaraan dan pelupusan rekod secara elektronik.

Latar belakang

DDMS mula diperkenalkan pada tahun 2014. Projek ini merupakan salah satu daripada inisiatif di bawah National Key Economics Area (NKEA), Communications, Content and Infrastructure (CCI), Entry Point Project (EPP) 6, eGovernment – Paperless Government.

DDMS dibangunkan mengikut kriteria pengurusan rekod elektronik seperti mana yang ditetapkan MS ISO 16175-2:2012 Information and Documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems. Kriteria ini memastikan DDMS setanding dengan sistem pengurusan rekod elektronik yang menepati standard piawaian antarabangsa.

Selaras dengan Strategi Lautan Biru Kebangsaan, pembangunan DDMS melibatkan MAMPU sebagai pembangun sistem dan Arkib Negara Malaysia sebagai pakar rujuk dalam bidang pengurusan rekod.

Objektif 

Keseluruhan kitaran hayat rekod bermula dari pewujudan, penggunaan dan penyelenggaraan serta pelupusan rekod dapat diuruskan melalui DDMS. 

Pengguna boleh mengakses fail kerajaan, membuat carian, meminitkan arahan, memajukan kepada pegawai bertanggungjawab, menyemak status tindakan, memuat turun kandungan dan sebagainya dengan DDMS. 

DDMS membolehkan semua rekod kerajaan ditawan dan diakses melalui internet, di mana-mana sahaja 24 jam sehari.

Kesemua tindakan pengguna juga akan direkodkan melalui jejak audit yang lengkap.