1. Sebagai langkah menggalakkan inovasi dan memastikan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam kepada kehidupan rakyat, kerajaan sentiasa berikhtiar menggunakan pendekatan baharu terhadap inisiatif-inisiatif berpaksikan rakyat. Sejak 5 dekad lalu, ICT merupakan pendaya utama dalam pembangunan sistem penyampaian perkhidmatan awam kepada rakyat. Pelaksanaan pelbagai inisiatif ICT telah membantu kerajaan menyampaikan sistem perkhidmatan awam kepada rakyat dengan cepat dan berkesan.  Namun demikian hasil dari kajian berkaitan pengurusan projek-projek ICT di sektor awam yang dijalankan pada akhir tahun 2014 mendapati kualiti pengurusan projek-projek ICT di agensi sektor awam perlu ditambah baik. Pelbagai isu dan cabaran yang dihadapi dalam semua peringkat pengurusan projek termasuk perancangan, pelaksanaan dan pemantauan projek-projek ICT telah menjejaskan kos dan kualiti produk yang dihasilkan dari inisiatif tersebut. 
2. Susulan dari pembentangan hasil kajian tersebut, Mesyuarat Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Perkhidmatan pada 13 Februari 2015 telah memutuskan supaya satu panduan pengurusan projek ICT sektor awam disediakan oleh  MAMPU. Metodologi PPrISA (singkatan bagi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam) telah dibangunkan pada Januari 2016. Ia merupakan panduan yang komprehensif bagi merancang, melaksana, memantau dan mengawal projek ICT di agensi sektor awam.  Mulai 1 Mac 2018, Pekeliling Transformasi Perkhidmatan Awam Panduan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)   Bil. 3 Tahun 2018 telah dikuatkuasakan sebagai rujukan rasmi agensi sektor awam dalam pengurusan projek ICT. Panduan PPrISA sesuai digunakan sebagai rujukan oleh semua pengurus dan pasukan projek yang terlibat dalam pelaksanaan projek-projek ICT samada dalaman (in-house), luaran (outsource) atau co-source (gabungan dalaman dan luaran) di agensi-agensi sektor awam. 
3. Tujuan PPrISA ini dibangunkan adalah untuk menyediakan satu panduan yang standard supaya pengurusan projek-projek ICT di agensi-agensi sektor awam dapat dilaksanakan dengan cara yang lebih konsisten dan sistematik.
4. Pengurusan Projek ICT merupakan satu pengurusan proses dan prosedur dalam satu tempoh masa, sumber dan tahap kualiti yang ditetapkan bagi menghasilkan satu atau lebih produk ICT. Modul Project Management Triangle yang juga dikenali sebagai Triple Constraint seperti di Rajah 1.  
5. Triple Constraint sering dirujuk kerana ia merupakan model asas dimana faktor kejayaan sesuatu projek sering bergantung kepada skop, kos, tempoh dan kekangan (constraints).

Rajah 1: Project Management Triangle (Triple Constraint)

1. Kekangan masa merujuk kepada tempoh masa yang ditetapkan untuk menyiapkan projek manakala kekangan kos pula adalah tertakluk kepada amaun kewangan diperuntukkan untuk membiayai projek tersebut. Kekangan skop pula merangkumi kerja-kerja yang perlu dilaksanakan untuk menyiapkan produk projek tersebut. Ketiga-tiga kekangan ini saling berkait rapat kerana perubahan (samada pertambahan atau pengurangan) mana-mana kekangan tersebut pasti akan menjejaskan kualiti projek. Ketiga-tiga kekangan merupakan elemen penting yang perlu seimbang dalam menentukan kejayaan sesuatu projek.
2. Secara am, kategori projek ICT bagi sektor awam merangkumi Kajian ICT, Perancangan Strategik ICT, Pembangunan Sistem Aplikasi, Perolehan Infrastruktur ICT, Peningkatan Sistem ICT, Perluasan Sistem Aplikasi ICT dan Pematuhan dan Pengukuhan ICT.  
3. PPriSA yang disediakan adalah sesuai dan mudah untuk digunapakai oleh agensi sektor awam Malaysia berbanding dengan metodologi peringkat antarabangsa yang lain seperti PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dan PRINCE2 (Projects IN Controlled Environment). Rajah 2 menunjukkan perbandingan pendekatan pengurusan projek antara PPrISA, PMBOK dan PRINCE2. 

Rajah 2: Perbandingan antara PPrISA, PMBOK dan PRINCE2

1. PPrISA merupakan panduan lengkap yang memperihalkan proses, aktiviti, prosedur dan teknik yang boleh digunapakai oleh agensi sektor awam dalam mengurus sesuatu projek ICT.  Secara umumnya panduan tersebut menggariskan empat (4) fasa penting dalam pengurusan projek ICT, iaitu Fasa Permulaan, Fasa Perancangan, Fasa Pelaksanaan dan Kawalan serta Fasa Penamatan. Rajah 3 menjelaskan keterangan ringkas aktiviti dan templat yang bagi setiap fasa dalam PPrISA.

Rajah 3: Fasa, aktiviti dan templat dalam PPrISA

1. Fasa Permulaan Projek adalah fasa pertama dalam PPrISA dimana ia bermula setelah mendapat mandat dari pihak pengurusan agensi untuk melaksanakan sesuatu projek ICT. Fasa ini penting kerana ia adalah untuk mengenal pasti keperluan dan butiran asas projek ICT seperti skop, objektif, kos dan tempoh masa projek serta faedah yang diperolehi dari serahan-serahan projek.  Aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan dalam Fasa Permulaan Projek merangkumi tiga aktiviti utama, iaitu Penyediaan Dokumen Permulaan Projek (DPP) yang memperihalkan butiran asas projek, Permohonan Peruntukan Kewangan dan Permohonan Kelulusan Melaksanakan Projek.
2. Fasa Perancangan Projek adalah fasa kedua dalam PPrISA yang merupakan fasa perancangan terperinci bagi menguruskan pembangunan projek ICT dari mula hingga projek tamat.  Fasa ini memperincikan aspek-aspek tadbir urus dan struktur organisasi projek, pengurusan dan kawalan projek serta pengurusan perolehan dan kontrak termasuk aktiviti-aktiviti dan serahan-serahan projek serta pelan-pelan yang perlu diwujudkan untuk melaksana dan mengawal projek ICT.  Fasa perancangan projek mempunyai empat komponen iaitu komponen tadbir urus, struktur organisasi projek, komponen pengurusan skop projek, komponen pengurusan dan kawalan projek dan komponen perolehan dan kontrak projek. Setiap komponen tersebut perlu diperincikan kepada aktiviti yang spesifik dan hasilnya adalah beberapa pelan, proses atau prosedur yang digunakan untuk melaksana dan mengawal projek ICT.Output utama kepada fasa ini adalah dokumen Pelan Pengurusan Projek (PPP).
3. Fasa Pelaksanaan dan Kawalan Projek adalah fasa ketiga dalam PPrISA yang melibatkan perkara-perkara berikut:
4. 1. Pelaksanaan semua kerja yang terdapat dalam pelan-pelan yang terangkum dalam dokumen PPP;
   2. Pengurusan  semua sumber projek dengan teratur; dan 
   3. Pemantauan pengawalan pelaksanaan projek supaya projek dapat disiapkan mengikut perancangan. 

Fasa ini  melibatkan ramai sumber tenaga manusia untuk melaksanakan semua aktiviti yang digariskan dalam Pelan Pengurusan Projek dan ia juga mengambil tempoh masa yang panjang berbanding dengan Fasa Permulaan dan Fasa Perancangan.  Serahan yang lazim dihasilkan dalam fasa ini adalah Spesifikasi Keperluan Sistem, Rekabentuk Sistem, Rekabentuk Pangkalan Data, Dokumen Spesifikasi Sistem, Pelan Pengujian Induk, skrip melaksanakan pengujian-pengujian sistem aplikasi, dokumentasi berkaitan dengan latihan, Manual Operasi dan Manual Pengguna.  

1. Fasa Penamatan Projek merupakan fasa terakhir dalam  PPrISA dan ia bermula sebaik sahaja projek telah dapat disiapkan dan boleh beroperasi, kecuali projek jenis kajian di mana laporan akhir kajian telah siap dibentang dan diterima oleh pihak pihak-pihak yang berkaitan. Manakala bagi projek yang tidak berjaya disiapkan, fasa ini bermula sebaik sahaja menerima arahan untuk menamatkan projek. Penamatan projek melibatkan empat aktiviti utama iaitu penilaian projek, penyediaan laporan projek, penyerahan projek (antara Pasukan Projek dan Pemilik Projek) dan pembubaran pasukan projek.

Bermula dari 2016 sehingga 2018, seramai 768 pegawai Sektor Awam dari pelbagai kementerian dan agensi telah menghadiri kursus, bengkel dan boot camp PPrISA. Program PPrISA ini telah memberi pendedahan berkenaan penggunaan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) beserta templat dan amalam-amalan terbaik pengurusan projek. 

Perunding Pengurusan Projek ICT,Aras 5, Bangunan MKN Embassy Techzone, Blok B,No. 3200, Jalan Teknokrat 2,63000 Cyberjaya, Sepang, Selangor Darul EhsanNombor Telefon : 03-8000 8000